Thông tin tuyên truyền
Quản lý lưu trữ điện tử
Ngày 25 tháng 3 năm 2020.

   Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hành chính nhà nước nhằm đẩy mạnh cải cách hành chính, xây dựng nền hành chính điện tử giúp cho việc xử lý thông tin nhanh, chính xác, đầy đủ, phục vụ tốt cho tổ chức, người dân và doanh nghiệp. Trong quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan quản lý hành chính nhà nước đã và đang hình thành một khối lượng tài liệu điện tử khá lớn. Tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ điện tử nói riêng có ý nghĩa quan trọng trong các lĩnh vực chính trị, kinh tế, an ninh quốc phòng và văn hóa xã hội của đất nước, Theo đó, tài liệu điện cần được quản lý thống nhất để phục vụ các hoạt động của Đảng, quản lý của Nhà nước và các nhu cầu xã hội theo quy định của pháp luật đòi hỏi phải được quản lý và khai thác sử dụng hiệu quả.

   Theo quy định tại Luật Lưu trữ: “Tài liệu lưu trữ điện tử” là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác. Đây là một loại hình tài liệu mới hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng máy vi tính trong quá trình sản sinh và lưu trữ tài liệu. Như vậy, việc lưu trữ tài liệu điện tử giảm thiểu phần lớn không gian và kho tàng so với tài liệu giấy. Trang bị hệ thống chu chuyển văn bản điện tử cho phép tiết kiệm phần lớn chi phí văn phòng phẩm cho việc in ấn, photocopy, tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho vấn đề vận chuyển văn bản bằng đường bưu điện, tiết kiệm sức lao động và tăng hiệu suất lao động, đảm bảo an toàn tài liệu. Do đó, công tác quản lý, lưu trữ tài liệu điện tử cần phải có quy định cụ thể bằng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ và thông tin truyền thông cùng với sự kết hợp chặt chẽ giữa khoa học lưu trữ và khoa học công nghệ thông tin.
   Tại Điều 8 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ quy định việc bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử phải được bảo quản an toàn và được chuyển đổi theo công nghệ phù hợp. Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử phải thường xuyên kiểm tra, sao lưu để bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy cập của tài liệu lưu trữ điện tử và sử dụng các biện pháp kỹ thuật để việc phân loại, lưu trữ được thuận lợi nhưng phải bảo đảm không thay đổi nội dung tài liệu. Phương tiện lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử phải được bảo quản trong môi trường lưu trữ thích hợp. Việc bảo đảm an toàn và bảo mật tài liệu lưu trữ điện tử do cơ quan, tổ chức có trách nhiệm định kỳ kiểm tra và bảo đảm an toàn hệ thống quản lý tài liệu điện tử.Cơ quan, tổ chức thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, an toàn và bảo mật phù hợp với quy định của pháp luật trong việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.
   Trong hoạt động bảo quản cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được quy định tại điều 8 Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào yêu cầu như sau:Không lưu cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ có chứa thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước trên các thiết bị kết nối với mạng Internet, mạng máy tính, mạng viễn thông; Không chuyển mục đích sử dụng các thiết bị đã lưu cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ có chứa thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước khi chưa loại bỏ triệt để cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phải được sao lưu ít nhất 02 bộ, mỗi bộ trên 01 phương tiện lưu trữ độc lập. Việc sao lưu phải bảo đảm đầy đủ, chính xác, kịp thời, an toàn; Bảo đảm thống nhất quy trình kiểm tra, sao lưu, phục hồi dữ liệu và người được giao quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm kiểm tra, bảo quản, sao lưu, phục hồi.


------------------------------------------------
Nguyễn Hòa- Phòng Tư pháp


Đ/c Hoàng Hải Minh - Chủ tịch UBND thành phố Huế, nhận mẫu tượng “Người đàn ông cúi chào” của thành phố Namyangju, Hàn Quốc trao tặng thành phố Huế..